The Key to Overall Project Success: Good Project Integration Management
¡ Kunci sukses proyek secara umum terletak pada manajemen integrasi proyek yang baik. Prinsip dari manajemen integrasi proyek ini adalah bahwa manajer proyek harus mampu mengkoordinasikan semua area pengetahuan secara menyeluruh pada siklus hidup proyek.
¡ Sebagian manajer proyek yang masih baru terkadang mempunyai hambatan dalam melihat “gambaran yang besar” dari sebuah proyek dan terlalu terfokus pada detil proyek.
¡ Hal ini tentunya berakibat bahwa sasaran proyek kurang dapat tercapai secara optimal. Manajemen integrasi proyek IT tidak sama dengan integrasi software.
Project Integration Management Processes
Manajemen integrasi proyek terdiri atas 3 (tiga) tahapan proses, yaitu :
¡ Pembuatan Rencana Proyek ; mengambil hasil dari proses yang lain, secara konsisten dan koheren, untuk kemudian digunakan dalam membuat rencana proyek yang baru.
¡ Pelaksanaan Proyek ; melaksanakan rencana proyek.
¡ Kontrol Perubahan terpadu ; koordinasi berbagai perubahan dalam proyek
Figure 3-1. Project Integration Management Overview
Kerangka Kerja Manajemen Integrasi Proyek
¡ Manajemen integrasi proyek pada dasarnya merupakan kegiatan mengelola dan mengkoordinasikan seluruh area pengetahuan dalam setiap fase siklus hidup proyek uuntuk mencapai keberhasilan proyek. Kerangka kerja manajemen integrasi proyek ini dapat digambarkan dalam bagan berikut
Figure 3-2. Framework for Project Integration Management
Project Plan Development
¡ Rencana Proyek (Project Plan) adalah dokumen yang digunakan untuk mengkoordinasikan semua perencanaan proyek.
¡ Tujuan dari pembuatan perencanaan proyek ini adalah sebagai guide (petunjuk) dalam pelaksanaan proyek.
¡ Perencanaan proyek akan membantu manajer proyek dalam memimpin tim proyek dan mengkaji pelaksanaan proyek. Selain itu, rencana proyek ini juga bermanfaat untuk mengukur kinerja proyek, dimana hasil pelaksanaan proyek akan diperbandingkan dengan perencanaan proyek yang sudah dibuat.
Attributes of Project Plans
Sebagai proyek yang mempunyai sasaran khusus, maka rencana proyek hendaknya bersifat :
¡ Dinamis ; rencana proyek disusun dengan mempertimbangkan berbagai kondisi lingkungan yang aktual.
¡ Fleksibel ; rencana proyek yang disusun haruslah mampu menyesuaikan perubahan-perubahan atau perkembangan-perkembangan di sekitar lingkungan yang berpengaruh terhadap proyek.
¡ Mudah diupdate apabila terjadi perubahan ; rencana proyek hendaknya mudah diperbaiki dari sisi administratif maupun dokumentasinya apabila perubahan-perubahan yang bersifat korektif maupun untuk kepentingan perbaikan kualitas harus dilakukan.
Common Elements of a Project Plan
Struktur dari rencana proyek hendaknya mengandung elemen-elemen pokok berikut :
¡ Pendahuluan atau ikhtisar proyek
¡ Deskripsi bagaimana proyek diorganisir
¡ Teknis dan proses manajemen yang digunakan dalam proyek
¡ Pekerjaan yang dilakukan, penjadwalan dan informasi anggaran biaya
Table 3-1. Sample Outline for a Software Project Management Plan (SPMP)
Stakeholder Analysis
Untuk melengkapi perencanaan proyek, diperlukan juga dokumen analisis stakeholder. Dokumen ini sangat penting untuk memberikan informasi seperti :
¡ Nama organisasi dan stakeholder proyek
¡ Tugas-tugas stakeholder dalam proyek
¡ Kondisi stakeholder
¡ Tingkat keterlibatan dan kepentingan dalam proyek
¡ Saran-saran dalam kaitannya dengan relasi manajemen
Table 3-2. Sample Stakeholder Analysis
Project Plan Execution
Pelaksanaan rencana proyek mencakup tentang pelaksanaan dan pengelolaan pekerjaan yang sudah dideskripsikan dalam rencana proyek. Waktu dan uang sebagian besar digunakan dalam pelaksanaan proyek ini.
What Went Wrong?
¡ Many people have a poor view of plans based on past experiences. Senior managers often require a plan, but then no one follows up on whether the plan was followed.
¡ For example, one project manager said he would meet with each project team leader within two months to review their plans. The project manager created a detailed schedule for these reviews. He cancelled the first meeting due to another business commitment. He rescheduled the next meeting for unexplained personal reasons. Two months later, the project manager had still not met with over half of the project team leaders.
¡ Why should project members feel obligated to follow their own plans when the project manager obviously did not follow his?
Important Skills for Project Execution
¡ Keahlian Penting yang dibutuhkan dalam Pelaksanaan Proyek
¡ Keahlian manajemen secara umum seperti kepemimpinan, komunikasi dan politis.
¡ Keahlian dan pengetahuan tentang produk atau target.
Tools and Techniques for Project Execution
¡ Keahlian dalam menggunakan tool dan teknik. Tool dan teknik yang biasa digunakan dalam pelaksanaan proyek antara lain :
l Work Authorization System ; Metode yang digunakan untuk menjamin bahwa orang yang benar-benar kualified (memenuhi syarat dan mempunyai keahlian tertentu) mengerjakan pekerjaan pada waktu yang tepat dan pekerjaan yang sebenarnya.
l Status Review Meetings ; Pertemuan yang terjadwal digunakan untuk mengadakan tukar informasi proyek.
l Project Management Software ; Software khusus yang digunakan untuk membantu dalam pengelolaan proyek.
Integrated Change Control
¡ Telah disebutkan bahwa karakteristik sebuah rencana proyek (project plan) adalah adanya sifat dinamis dan fleksibel terhadap perkembangan yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Konsekuensi dari kondisi ini adalah bahwa rencana proyek pada akhirnya juga harus uptodate apabila pada saat pelaksanaan memungkinkan dilakukannya perubahan-perubahan baik dari aspek scope proyek, estimasi biaya dan waktu dan sebagainya (Note: 1996 PMBOK called this process “overall change control”)
¡ Three main objectives of change control:
l Influence the factors that create changes to ensure they are beneficial
l Determine that a change has occurred
l Manage actual changes when and as they occur
Sistem Kontrol Perubahan
¡ Sebagai contoh, apabila suatu saat umur proyek harus dipercepat karena pertimbangan tertentu, mungkin hal ini akan menyebabkan dilakukannya penjadwalan ulang melalui pemangkasan aktivitas tertentu atau percepatan waktu aktivitas kegiatan. Estimasi biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya manusia atau tenaga pelaksana dalam rencana proyek tentunya akan terpengaruh akibat perubahan ini. Contoh lain dari aspek estimasi biaya proyek, mungkin akan terjadi perubahan-perubahan dan peninjauan ulang ketika suatu saat harga-harga sumber daya fisik di pasaran terjadi kenaikan. Sebab apa yang sudah dirumuskan dalam estimasi biaya menjadi tidak akurat lagi secara riil. Dengan demikian, manajer proyek harus memikirkan dan selalu melakukan kontrol terhadap peluang terjadinya perubahan-perubahan pada saat proyek berjalan secara terpadu pada seluruh fase dalam siklus hidup proyek.
¡ Pekerjaan kontrol perubahan ini dilakukan dengan mengevaluasi atau mengkaji laporan kinerja aktual dari pelaksanaan proyek yang sedang berjalan dengan rencana proyek yang sudah dibuat sebelumnya. Apabila dari hasil evaluasi kinerja diputuskan untuk dilakukannya perubahan maka rencana proyek yang sudah dibuat harus diperbaiki kembali.
Figure 3-3. Integrated Change Control Process
Pandangan Terhadap Terjadinya Perubahan
l Pandangan lama : Tim proyek akan bekerja sesuai dengan apa yang sudah di rencanakan dengan tepat waktu dan berdasarkan anggaran.
¡ Masalah : Stakeholder sering mengubah kesepakatan scope proyek sehingga perkiraan waktu dan biaya menjadi tidak akurat.
l Pandangan modern : Manajemen proyek adalah suatu proses yang ajeg dari sebuah komunikasi dan negosiasi.
¡ Solusi : Perubahan seringkali menguntungkan dan tim proyek harus merencanakan dan memperkirakan adanya perubahan-perubahan tersebut
Sistem Kontrol Perubahan
¡ Secara formal, dapat dibuat suatu dokumentasi proses yang menjelaskan kapan dan bagaimana suatu pekerjaan dalam proyek akan diubah. Juga dijelaskan siapa yang mempunyai kewenangan melakukan perubahan dan bagaimana mekanisme perubahan tersebut dilakukan.
¡ Berkaitan dengan kontrol perubahan ini biasanya dibentuk Forum Kontrol Perubahan (Change Control Board – CCB) yang beranggotakan orang-orang yang mempunyai kewenangan untuk menyetujui atau menolak adanya perubahan dalam proyek, termasuk didalamnya stakeholder proyek.
¡ Forum ini dimanfaatkan untuk menyiapkan permintaan perubahan, mengkaji usulan perubahan dan mengelola bagaimana implementasi dari perubahan tersebut. Pertemuan-pertemuan dalam CCB ini biasanya hanya bersifat sesaat, tetapi dimungkinkan terjadi pertemuan yang agak lama dan panjang apabila perubahan yang akan dilakukan bersifat serius dan harus dilakukan.
Change Control Boards (CCBs)
¡ A formal group of people responsible for approving or rejecting changes on a project
¡ Provides guidelines for preparing change requests, evaluates them, and manages the implementation of approved changes
¡ Includes stakeholders from the entire organization
Kiat Mengelola Kontrol Perubahan
l Pandanglah manajemen proyek dipandang sebagai proses yang ajeg dari suatu komunikasi dan negosisi.
l Rencanakan adanya perubahan-perubahan.
l Bentuk sistem kontrol perubahan, misalnya melalui forum kontrol perubahan (CCB).
l Gunakan susunan manajemen yang baik.
l Definisikan prosedur untuk membuat keputusan yang tepat waktu untuk perubahan yang lingkupnya kecil.
l Gunakan laporan kinerja pekerjaan secara tertulis dan lisan uuntuk membantu mengidentifikasi dan mengelola perubahan-perubahan dalam suatu proyek.
l Gunakan manajemen proyek dan software bantu uuntuk membantu mengelola dan mensosialisasikan adanya perubahan-perubahan.
